Analyse duurste casuïstiek leidt tot concrete verbeteracties

De gemeente Son en Breugel wil meer grip op haar hoge uitgaven op Jeugd en Wmo. Uit onderzoek van K2 eind 2019 en begin 2020 bleek onder meer dat een groot deel van de uitgaven nodig zijn voor een klein aantal inwoners: de ‘10%-top’ aan duurste casuïstiek. Om te leren waar dat hem in zit, besloot de gemeente deze ‘10%-top’ nader te laten onderzoeken. Is tijdig de best passende en duurzame ondersteuning geboden of hadden er (onnodig hoge) uitgaven voorkomen kunnen worden? En welke verbeteringen zijn er dan mogelijk om dit in de toekomst te voorkomen? K2 mocht dit verdiepende onderzoek uitvoeren en analyseerde de 10% duurste casuïstiek, om zo meer duiding te geven aan het verloop van deze casussen en uitgaven. Het doel: inzicht krijgen in potentiele verbeterkansen en knoppen waaraan de gemeente kan draaien.   

Aanpak 

Grip op uitgaven krijg je niet zonder inzicht in de achterliggende problematiek en werkwijzen. En uitgaven zijn nooit onnodig als de geboden ondersteuning en zorg tijdig en effectief is voor inwoners. Tenminste, dat is de visie van K2. En die van de gemeente Son en Breugel, voor wie bezuinigen niet het doel van dit onderzoek is, maar goede zorg door te leren en verbeteren. Daarom staat inhoud in dit onderzoek voorop. We voerden een vijftal stappen uit. Allereerst zijn we in 25 cliëntdossiers gedoken (AVG-proof), kijkend naar de manier waarop de problematiek van het gezin of de inwoner in kaart is gebracht, wat er in   ondersteuningsplannen stond, hoe daar uitvoering aan werd gegeven en/of hoe daarop gestuurd werd. We zaten een hele dag op het gemeentekantoor, met een doos vol dikke en dunne dossiers. De analyse gaf een eerste inkijk in patronen en verbeterkansen.  

Vervolgens nodigde de gemeente 15 cliënten uit voor een interview met ons over hun ervaringen. Daarna volgde een reeks gesprekken met betrokken zorgaanbieders, partners zoals onderwijs, jeugdbescherming en een mentor, en ook met de betrokken medewerkers van het lokale team. Door op casusniveau de diepte in te gaan kwamen rode draden naar boven die uit alleen euro’s of cijfers niet te destilleren zijn. De rode draden uit de analyse leidde tot vijf verbeterkansen die we uitwerkten in een beknopte rapportage. 

De analyse was daarmee afgerond, maar om tot daadwerkelijke verbetering te komen is er volgens ons meer nodig. Daarom was een werksessie met gemeente en medewerkers van de lokale toegang onderdeel van de aanpak. Tijdens de sessie was er wederom ruimte voor verdieping en duiding van de analyse, om zo samen tot effectieve oplossingen en concrete vervolgacties te komen. In groepjes werden ideeën gegenereerd voor iedere verbeterkans. De deelnemers spraken daarna met elkaar af welke resultaten er behaald moesten worden op iedere actie, en wie de eigenaar hiervan werd.  

Resultaat 

Met de analyse van K2 kreeg de gemeente inzicht in de ‘10%-top’ aan casuïstiek en wat er nodig is om voor hen tijdig de best passende en duurzame ondersteuning te bieden. Het legde een aantal kwetsbaarheden bloot en mogelijkheden om efficiënter en effectiever te werken. Dat was soms confronterend en spannend voor de medewerkers van het sociaal team. Want iedereen wil het goed doen. Maar door hier tijdens het project én de werksessie bewust bij stil te staan, ruimte voor gesprek te bieden en verbinding te leggen tussen de gemeente en medewerkers van het lokaal team, lukte het de kern te raken en met elkaar haalbare en concrete verbeteracties te formuleren met de meeste prioriteit. Verbeteracties die energie geven in plaats van de moed in de schoenen laat zinken. De eerste acties, zoals een vervolgbijeenkomst om te werken aan gedeelde taal rond de visie, en een afstemoverleg met huisartsen, zijn ondertussen dan ook opgepakt.