Effectief samenwerken in grote en instabiele netwerken

Partnerschap is een gevoel. Dat kun je niet op papier zetten

Dat zei een wethouder uit een van de regio’s waar we als K2 werkzaam zijn.

Partnerschap tussen verschillende partijen wordt vaak genoemd als een voorwaarde om effectief te werken aan de actuele maatschappelijke vraagstukken. Vanuit de overtuiging dat partijen samen meer kunnen bereiken dan ieder afzonderlijk. Denk aan de samenwerking tussen gemeenten, aanbieders, maatschappelijke partners en inwoners bij de transformatie van het sociaal domein. Of de samenwerking tussen politie, ggz en het sociaal domein in de zorg en ondersteuning voor personen met onbegrepen gedrag.

Bij K2 (h)erkennen we de uitspraak van deze wethouder. Partnerschap gaat namelijk over effectieve samenwerking tussen mensen vanuit verschillende perspectieven en organisaties. Dat organiseer je niet alleen met samenwerkingsafspraken op papier, maar draait vooral om elkaar kennen en onderling vertrouwen. We adviseren en ondersteunen onze opdrachtgevers daarom altijd om, naast de inhoudelijke argumenten voor samenwerken, te investeren in de relaties tussen mensen. Elkaar echt kennen, zowel persoonlijk als zakelijk. Of het nu gaat om professionals die samenwerken in de praktijk, beleidsmakers, managers of bestuurders.

De persoonlijke kant van samenwerken is een uitdaging in de context van het sociaal-, zorg- en veiligheidsdomein. Domeinen waarin we veelal te maken hebben met grote en wisselende netwerken. Op regioniveau zien we netwerken van 6-10 gemeenten met soms meer dan 100 gecontracteerde aanbieders op jeugdhulp, wmo en Wonen. Met de ambitie om samen te werken met partijen uit de sociale basis, en natuurlijk inwoners. Dit betreft bovendien netwerken met vele wisselingen in personeel. Hoe geef je in dit soort grote en instabiele netwerken vorm en invulling aan een structureel gevoel van partnerschap? Zeker in situaties waarin de samenwerking onder druk komt te staan?

Wij hebben geen pasklaar antwoord op deze vraag. Wel delen we graag een aantal geleerde lessen over wat wel en niet werkt.

1. Benut het systeemdenken voor werken aan/in samenwerkingsverbanden

Het afgelopen jaar heeft K2 zich in samenwerking met Marijke Spanjersberg verder verdiept in systeemdenken en -werken. Met de systeembril op kijk je naar wat er zich tussen mensen afspeelt en zoek je naar oplossingen op het niveau van de relatie. We passen de inzichten uit het systeemdenken toe op samenwerkingsvraagstukken tussen organisaties. Dat betekent onder andere dat we inzicht en ruimte creëren voor verschillende perspectieven op dezelfde werkelijkheid (in plaats van het probleem en de oplossing, wat vaak geen duurzame oplossing blijkt) en dat we partijen uitnodigen om samen op zoek te gaan naar wat er precies gebeurt in de samenwerking tussen mensen.

Praktijkvoorbeeld 1: Een gemeente vraagt zich af hoe er beter kan worden samengewerkt bij complexe casuïstiek. We zijn gestart met het maken van een patroonanalyse: hoe kijken de verschillende partijen aan tegen het vraagstuk? Wat definiëren zij als probleem? En wat zien ze als grootste winst en kleinste eerste stap richting succes? Er kwam een patroon naar voren dat we ook zien bij andere gemeenten (zie afbeelding hieronder): een binnenring van partijen die elkaar goed kennen, met snelle hulp voor inwoners als positief gevolg. Daarnaast een buitenring van partijen die moeten leuren om iets voor elkaar te krijgen, met ervaren oneerlijkheid als gevolg. Het inzichtelijk maken van dit patroon was helpend om met elkaar tot structurele

oplossingen te komen. In dit geval was het belangrijk om afspraken te maken over het includeren van samenwerkingspartners in de buitenring.

Praktijkvoorbeeld 2: In een regio is sprake van moeizame samenwerking van gemeenten met een coalitie van 6 aanbieders voor jeugdhulp. Er is veel gesproken over de inhoudelijke opdracht, maar partijen lijken elkaar maar moeizaam te verstaan op inhoud. Het uittekenen van het systeem en van de onderlinge relaties maakte duidelijk dat een van de aanbieders een belangrijke verbindende rol heeft binnen deze samenwerking. Terwijl deze aanbieder zich wat op de achtergrond hield. We hebben daarom ingezet op het versterken van de rol van de betreffende bestuurder in deze samenwerking, met een direct effect op de onderlinge relaties.

2. Ontwikkel relationele spelregels met de mensen die in de praktijk samenwerken

In samenwerkingsverbanden wordt vaak gewerkt met samenwerkingsafspraken. Deze afspraken gaan veelal over inhoud. Wij adviseren partijen om daarnaast ook afspraken ofwel spelregels te maken ten aanzien van de kwaliteit van de onderlinge relatie. Partijen gaan met goede bedoelingen van start met een samenwerking. Het vertrouwen zit goed. We komen er samen toch wel uit dan? In de praktijk blijkt dat echter dat we onszelf en de ander op dat vlak overschatten. Spelregels zijn nodig, zeker als de samenwerking en daarmee de relatie onder druk komt te staan. Hoe blijven we naast elkaar staan in situaties onder druk?

K2 begeleidt samenwerkende partijen om tot spelregels te komen. Daarbij gaan we met de betrokken personen op zoek naar concrete en specifieke spelregels die van toepassing zijn voor de situaties waarin zij samenwerken. Dit kan gaan om spelregels voor de samenwerking tussen professionals in de uitvoering, ofwel spelregels op management of bestuurlijk niveau.

Daar waar gaat om grote en/of instabiele netwerken is het werken met spelregels echter een uitdaging. In deze netwerken betreft de samenwerking namelijk steeds weer andere mensen. In dat geval ontwikkelen we spelregels met een representatieve afvaardiging van de betrokken partijen. Aandachtspunten daarbij zijn:

Zorg voor draagvlak bij alle betrokken partijen (mensen!) door heldere communicatie over het proces en de uitkomsten in het brede netwerk
Zorg voor een systeemverantwoordelijke in het netwerk. Een verbinder in het netwerk met mandaat om de spelregels te bewaken en de boel bij elkaar te houden.

Praktijkvoorbeeld: In een regio hebben we samen met gemeenten en aanbieders gewerkt aan een regionale ontwikkelagenda voor de transformatie in het sociaal domein. Het betrof primair een inhoudelijke agenda met concrete opgaven. We hebben daarnaast ook spelregels geformuleerd voor de onderlinge samenwerking. Startpunt daarbij waren de vragen: 1) van welke situaties zeggen jullie, daar moeten we in de samenwerking met elkaar niet meer komen? 2) Welke spelregels kunnen we met elkaar bedenken om deze concrete situaties te voorkomen? Het resultaat zijn spelregels onder andere over gedeeld eigenaarschap, tijdige communicatie, opgavegericht werken, en elkaar opzoeken als er gedoe dreigt te ontstaan.

3. Zoek naar mogelijkheden om het netwerk behapbaar te maken

Bovenstaande lessen tonen de complexiteit van het effectief samenwerken in grote en instabiele netwerken. Hoe groter de omvang van een netwerk, hoe minder krachtig een samenwerking. De meeste krachtige interventie is daarom het zoeken naar mogelijkheden om een netwerk behapbaar te maken. Zeker bij opgaven die onder grote druk staan. Hoe maken we in dat geval het aantal partijen en dus mensen overzichtelijk?

Praktijkvoorbeeld: Help ons om te komen tot het goede bestuurlijke gesprek. Dat was de opdracht van K2 in een regio waar 9 gemeenten en 50 aanbieders langdurig met elkaar samenwerken voor de hulp en ondersteuning aan inwoners. Eerder waren de aanbieders gevraagd om zelf tot een afvaardiging te komen voor een regionaal bestuurlijk overleg. Dit was echter niet gelukt want elke aanbieder had een belang om zelf aan tafel te komen. K2 heeft de gemeenten daarom geadviseerd om zelf een representatieve selectie te maken van aanbieders met een strategische rol. Een selectie van 10 aanbieders is uitgenodigd om elk kwartaal bestuurlijk aan tafel te komen. Met duidelijke afspraken over transparantie ten aanzien van het proces en het overleg, en een jaarlijkse roulatie van een deel van de aanbieders. Met deze interventie is het brede netwerk behapbaar en daarmee krachtiger geworden.

Wil je meer weten over hoe K2 werkt aan sterke samenwerking tussen gemeenten, maatschappelijke partners en inwoners? Neem dan contact op met Pia van den Boom.

Terug naar overzicht