Met de gemeenteraadsverkiezingen achter de rug staat een nieuw college klaar om koers te zetten. Voor ambtenaren begint daarmee een cruciale fase: in korte tijd een effectieve samenwerking opbouwen met vaak geheel nieuwe wethouders, elk met hun eigen politieke kleur, ambities en manier van werken. Juist nu moet het fundament worden gelegd voor de vier jaar die volgen. Maar hoe zorg je dat dit stevig staat?
K2 heeft de zeven interventies voor Socratisch vergaderen van Jos Delnoij (Macht en moed: praktijkboek, 2023) aangevuld en omgezet in onze eigen taal: acht praktische tips voor gemeentelijke ambtenaren en colleges, verrijkt met voorbeelden die aansluiten bij de dagelijkse praktijk.
Acht vergadertips
1. Wat er speelt verdient altijd eerst aandacht.
Hoe iemand erbij zit of wat er speelt tussen collega’s heeft directe invloed op het gesprek én op de keuzes die je samen maakt. Daarom is het belangrijk om wat er speelt niet te negeren, maar te herkennen en ruimte te geven. Wanneer spanningen, misverstanden of persoonlijke zorgen worden uitgesproken, ontstaat er lucht. Mensen voelen zich gezien en serieus genomen. Pas dan kun je weer verder met focus, vertrouwen en scherpte.
Een praktisch voorbeeld: jouw team start een overleg over de planning voor de komende weken. De vorige bijeenkomst liep stroef: er waren irritaties, mensen haakten af en besluiten bleven liggen. Vandaag zie je dat mensen stil zijn, niemand echt het voortouw neemt en de grapjes naar elkaar wat scherp zijn. In plaats van meteen de agenda te pakken, besluit je eerst stil te staan bij wat er speelt. Je kunt dit te doen door in te checken: “Voordat we de inhoud induiken, wil ik even stilstaan bij hoe iedereen erbij zit. Wat speelt er vandaag bij jou dat invloed heeft op hoe je hier zit?”
Het is mogelijk dat de ene collega zegt dat ze het gevoel heeft dat er al weken niet naar haar input geluisterd wordt, terwijl de andere collega aangeeft moe te zijn en moeite heeft om zich te concentreren. Je hoeft dit niet meteen op te lossen. Vaak is erkennen al genoeg: “Dankjewel dat je dit aangeeft. Laten we daar rekening mee houden.” Dit kan merkbaar voor meer rust zorgen.
Andere suggesties voor check-in vragen zijn:
- “Wat houdt jou op dit moment bezig dat invloed heeft op hoe je meedoet?”
- “Is er iets wat vandaag aandacht vraagt voordat we verdergaan?”
- “Hoe zit je erbij, in één woord of korte zin?”
2. Hoor niet alleen de woorden, maar ook de bedoeling.
Een effectieve vergadering begint bij echt luisteren. Dat betekent niet alleen woorden registeren, maar proberen te begrijpen wat iemand bedoelt. Ben je deelnemer? Schroom niet om verhelderende vragen te stellen als iets niet helder is. Bijvoorbeeld: “Wat bedoel je met gedeelde verantwoordelijkheid?”
Breng je zelf een punt in? Formuleer dan zo helder mogelijk wat je wilt overbrengen. Bijvoorbeeld: Er is hier sprake van gedeelde verantwoordelijkheid, omdat zowel het wijkteam als de beleidsafdeling beslissen over de toeleiding.” Zo ontstaat een gesprek waarin minder wordt ingevuld en meer wordt begrepen.
3. Hoe concreter, hoe beter.
Vage termen en algemene opmerkingen kunnen een gesprek onnodig stroperig maken. Concreet zijn helpt om elkaar te begrijpen én sneller tot actie te komen. Stel dat je het onderwerp ‘omgangsvormen’ wilt bespreken: dan werkt het krachtiger om een persoonlijke ervaring te delen die laat zien wat er schuurt óf wat juist goed werkt. Bijvoorbeeld: “Tijdens de vergadering van vorige week merkte ik hoe prettig het was dat iedereen elkaar liet uitspreken. Daardoor voelde ik me vrij om ook mijn ideeën te delen.”
Maak daarnaast helder wie wat doet en waarom. Niet “er is besloten dat…”, maar: “De werkgroep heeft besloten dat… en dat doen we, omdat…” Hoe tastbaarder het wordt, hoe makkelijker het gesprek richting krijgt en hoe sterker de samenwerking.
4. Denk na over wat een besluit betekent voor de mensen om wie het gaat.
Bij elk besluit is het belangrijk om stil te staan bij wat het betekent voor de mensen die het raakt. Neem bewust de tijd om de gevolgen te verkennen voor collega’s, inwoners, ondernemers en bestuurders. Door die impact expliciet te maken, voorkom je dat het gesprek blijft hangen in abstracties en ontstaat er sneller een gedeeld beeld wat van er echt op het spel staat.
Daarbij is het essentieel om mee te wegen dat sommige wethouders zijn gekozen op uitgesproken standpunten. Neem de toegang tot jeugdhulp: de één wil de toegang verruimen zodat gezinnen sneller en laagdrempeliger hulp krijgen, terwijl de ander juist pleit voor een strengere beoordeling van aanvragen om de stijgende kosten te beheersen. Zulke tegengestelde perspectieven kunnen de dynamiek beïnvloeden en vragen om zorgvuldige dialoog, duidelijke taal en ruimte voor nuance. Door verschillen expliciet te maken, ontstaat een realistischer en eerlijker gesprek, waarin zowel professionele expertise als politieke realiteit een plek krijgt.
5. Overstijg verschillen door op zoek te gaan naar gedeelde grond.
Het kan helpen om te onderzoeken waar je als ambtenaren en wethouders wél overeenkomt. Zoals filosoof en rijksambtenaar Winnie Häschen zegt:
“Misschien lopen jullie ieder wel tegen dezelfde dingen aan in je werk of het leven, of hebben jullie onderliggend dezelfde waarde die je simpelweg in de praktijk anders
invulling geeft. Zoeken naar gemeenschappelijke grond helpt om respect voor elkaar te ontwikkelen, zeker wanneer er tegengestelde meningen zijn of tegengestelde belangen.” (Verhalend wijzer worden, 2026).
Zoeken naar gemeenschappelijke grond helpt om respect op te bouwen, zeker wanneer er tegenstelde meningen of belangen zijn. Respect maakt het makkelijker om van details uit te zoomen en het grotere geheel weer te zien, en zo toe te werken naar een besluit.
6. Blijf trouw aan wat je samen hebt afgesproken.
Afspraken geven houvast. Als ambtenaren en college bepaal je samen hoe je vergadert: wanneer je begint en eindigt, wie het verslag maakt en wie welke acties oppakt. Door deze écht als gezamenlijke basis te gebruiken, ontstaat rust en duidelijkheid voor iedereen. Het maakt samenwerken gemakkelijker en voorkomt ruis.
Ook inhoudelijke gespreksregels helpen hierbij, zoals:
- Je laat een ander uitpraten
- De voorzitter geeft het woord
- Je herhaalt eerst de woorden van de ander voordat je reageert.
Wanneer zulke afspraken gaan leven, vormen ze een stevig fundament onder ieder gesprek.
7. Doe aan zelfonderzoek.
Hoe jij het gesprek ingaat, bepaalt voor een groot deel hoe het gesprek verloopt. Sta stil bij je eigen houding: wat zeg je, wat laat je onuitgesproken, welke woorden en toon kies je en waarom? Vraag jezelf af of jouw bijdrage helpt om de inhoud te verhelderen of het gezamenlijke doel dichterbij te brengen.
Reageer je vooral vanuit oordeel of emotie? Of stel je open vragen die het gesprek verdiepen? Meer hierover lees in De kunst van het luisteren op onze website met tips voor iedereen die bewuster en met meer aandacht wil luisteren.
8. Werk vanuit een bewust gekozen doel.
Een goed gesprek vraagt om focus, maar die ontstaat niet vanzelf. In de praktijk is het vaak al een uitdaging om helder te krijgen wat het doel van het gesprek is. Daarom helpt het om expliciet te kiezen welk doel nu centraal staat, en daar steeds naar terug te keren.
Door het doel te benoemen, voorkom je dat het gesprek alle kanten op gaat. Zijpaden kunnen interessant zijn, maar zorgen vaak voor ruis en vertraging. Door steeds terug te keren naar het gekozen doel blijft het gesprek overzichtelijk, doelgericht en werkbaar voor iedereen aan tafel.
Helpende vragen om het doel scherp te krijgen zijn:
- “Wat willen we met dit gesprek bereiken?”
- “Wat is voor dit moment het belangrijkste doel?”
Mogelijke doelen zijn:
- Begrip krijgen: standpunten, zorgen of perspectieven verhelderen
- Besluiten nemen: een keuze maken of richting bepalen
- Afstemmen: verwachtingen, rollen of vervolgstappen helder krijgen
- Spanning bespreken: meer ruimte geven aan wat er speelt
- Informatie delen: feiten of kaders op een rij zetten
Door samen te bepalen welk van deze doelen nu van toepassing is, kun je het gesprek daar consequent op richten, en later, indien nodig, een nieuw doel kiezen.
De rol van vrijmoedig spreken
Niet alle tips zijn even makkelijk toe te passen. Dat is niet gek: sommige vragen meer moed, zeker wanneer er hiërarchie in het spel is, verschil bestaat zoals tussen gemeentelijke ambtenaren en een college. Het kan lastig zijn om te benoemen dat het niet goed met je gaat of dat je je ongemakkelijk voelt bij bepaald gedrag. Ook het overstijgen van inhoudelijke verschillen vraagt lef, vooral als een onderwerp je raakt.
Zelfonderzoek kan confronterend zijn: je ontdekt misschien dat je minder goed luistert dan dat je dacht, of dat je sneller oordeelt dan je doorhebt. En een gesprek terugbrengen naar een punt dat nog onduidelijk is, kan voelen alsof je de flow onderbreekt.
Vrijmoedig spreken betekent dat je, ondanks dat ongemak, toch zegt wat gezegd moet worden. Precies dat maakt een zuiver gesprek en zorgt ervoor dat besluiten beter worden onderbouwd. Het is geen hardheid, maar helderheid. Het is bijdragen aan een gesprek waarin iedereen verantwoordelijkheid kan nemen voor de kwaliteit ervan én voor de keuzes die daaruit volgen.
Naslagwerk
Jos Delnoij (2023). Macht en moed: praktijkboek.
Interventies voor Socratisch vergaderen (hoofdstuk: Socratische vergadering).
Winnie Hänschen (2026). Verhalend wijzer worden: een praktische inleiding in narratieve ethiek.
