Innoveren naast ‘de berg werk’

“Waarom nu weer dit innovatie project en niet de berg werk die ik nog heb liggen”?

(Quote ambtenaar van een gemeente)

Deze uitspraak kreeg een lid van het innovatieteam dat ik begeleid te horen van een collega. De worsteling van ambtenaren om naast al die reguliere taken, collegevoorstellen en overleggen ook nog mee te doen aan pilots en innovatie is bij veel gemeenten zichtbaar.

Het afdelingshoofd of de wethouder geeft aan meer naar inwoners te willen luisteren, aan te sluiten bij hun wensen en ideeën. Of ze willen vaart maken met ‘de transformatie’. Daar zijn pilots en experimenten voor nodig. Maar hoe bouw je dat nou in naast die berg werk die er al ligt?

Ik denk dat het helpt om stil te staan bij ‘de berg werk’. Wat houdt dat in? Wat is echt nodig en wat kan er anders? In dit geval bleken het onder andere veel aanvragen voor kleine subsidies te zijn. Elke vraag werd individueel beantwoord en voor elke vraag moest de adviseur langs collega’s om te toetsen of dit past binnen het beleid en uit te zoeken ‘of er niet al zoiets is’.

Al pratende ontstond een nieuwe werkwijze: één keer per twee weken gaan drie ambtenaren in de hal van het gemeentehuis zitten om dit soort vragen van inwoners en organisaties te beantwoorden. Ze zitten daar met direct betrokken collega’s en bespreken de vraag samen. Deze collega’s beheren ook de betreffende subsidiepot en kunnen dus ook zonder verder intern overleg een aanvraag toekennen of afwijzen. Ze geven in de hal altijd antwoord op de vragen:

  • Past dit idee binnen het beleid van de gemeente?
  • Kom je in aanmerking voor subsidie?
  • Wat is er nog nodig voor de aanvraag?

Zo besparen we tijd, beperken we de interne overleggen én werken we meer samen (ook vaak een grote wens van ambtenaren). Naast het relatief simpel opzetten van pilots en experimenten is het belangrijk om aandacht te besteden aan ‘de berg werk’. Zonder verschuiving van de reguliere berg naar focus op de transformatie zal het blijven bij enkele pilots. En is er voorlopig van transformatie nog geen sprake.

Deel deze bijdrage met iemand

Bijdrage door:

Zin om eens met ons te sparren?

Wat beter kán, moet ook beter. Helemaal mee eens? Dan staan wij voor u klaar.
Neem contact met ons op om nader kennis te maken.

Goed idee!