Een goed georganiseerd casusoverleg kan hét verschil maken voor inwoners met complexe problemen. Maar hoe zorg je dat zo’n overleg echt werkt, en niet verzandt in alleen praten of nóg een overleg plannen? Bij K2 hebben we ervaring met het opzetten en versterken van casus overleggen in verschillende gemeenten en organisaties. Dit zijn 10 praktische tips:
1. Betrek de managementlaag
Wanneer een casusoverleg wordt opgezet, zorg dan dat leidinggevenden van alle partners vanaf het begin betrokken zijn. Zij moeten hun medewerkers niet alleen tijd geven om deel te nemen, maar ook het belang van het overleg actief ondersteunen.
2. Benut ervaringsdeskundigheid
Zorg voor een ervaringsdeskundige in het team. Zij voegen een extra perspectief toe in de groep en kunnen zo bijdragen aan nieuwe oplossingen of acties. Ervaringsdeskundigheid zorgt ook voor meer actiegerichtheid in het team is onze ervaring. Weet je niet hoe je iemand vindt? Stuur ons een berichtje en we delen onze contacten/samenwerkingspartners graag!
3. Investeer in teamgevoel
De procesregisseur of voorzitter speelt hierin een sleutelrol. Creëer een sfeer waarin mensen zich veilig voelen, elkaar vertrouwen en de meerwaarde zien van het overleg. Dan komen ze omdat ze willen, en het belang van een casusoverleg inzien. Hoe doe je dat? Bewaak de tijd, zorg voor een vaste opzet en voeg een ritueel toe dat elke week terugkomt. Stel bijvoorbeeld de vraag: wat is je grootste kwaliteit? Beantwoord de vraag eerst zelf als voorzitter, de deelnemers gaan in wisselende groepjes van 3 in gesprek, daarna terugkoppeling-in-1-zin. Elke week een andere vraag.
4. Maak scherpe criteria
Wat bespreek je wél, en wat niet? Door dit duidelijk te formuleren, zorg je ervoor dat het voor iedereen duidelijk is welke casus ze kunnen meenemen en welke niet. Zo voorkom je dat het overleg wordt gebruikt voor allerlei problemen die spelen binnen een organisatie of gemeente.
5. Maak rollen expliciet
Wat mag je van elkaar verwachten? Het helpt als de procesregisseur of voorzitter weet wat elke partner wel en niet kan doen, en dit ook uitspreekt. Zo is iedereen op een gegeven moment op de hoogte van wie wat kan oppakken en wie waarvoor verantwoordelijk is.
6. Stel spelregels op
Leg afspraken vast over hoe je met elkaar in gesprek gaat. Spelregels zorgen voor structuur, duidelijkheid en respect tijdens de overleggen. Mocht het tijdens het overleg wat minder gaan, kan je altijd terug vallen op deze regels. Meer info hoe je stap voor stap spelregels maakt: https://www.k2.nl/case/samenwerken-met-spelregels/
7. ‘Kunnen-willen-mogen’
Deze scan helpt om helder te krijgen wat praktisch, organisatorisch en juridisch wél en niet kan. Bijvoorbeeld van het PGA lab Midden NL: https://tinyurl.com/3naw97bc
8. Regel privacy goed
Een convenant of afsprakenkader is cruciaal om gegevens verantwoord te kunnen delen. Zorg dat vooraf duidelijk is wie wat mag delen, onder welke wetgeving of afspraak dat valt, en waarom die informatie nodig is. Hiermee zorg je ervoor dat de privacy gewaarborgd blijft, maar dat partners ook durven te delen wanneer dit nodig is. Belangrijk: oefen dit met elkaar met een fictieve casus zodat iedereen ervaart wat de regels betekenen en wat de verschillende belangen van organisaties zijn.
9. Vier successen
Neem taart mee, en eet dit samen, want: gezamenlijk eten zorgt voor een connectie. Deel verhalen en sta stil bij wat er goed gaat – ook samen met inwoners. Successen benoemen en vieren versterkt het teamgevoel en geeft energie om door te gaan.
10. Blijf ontwikkelen
Een casusoverleg is nooit ‘af’. Plan regelmatig momenten in om samen terug te kijken en te evalueren: wat gaat goed, wat kan beter, en welke afspraken moeten we bijstellen?
